複数の病院プロジェクトを同時に進める英国の医療機関が、スプレッドシートやメール、手作業のレポート作成に頼っていた医療機器計画を、計画から導入までを一元管理するプラットフォームへ移行しました。その結果、同じチームで年間の対応プロジェクト数が30%増加し、計画業務の工数は30%削減されました。
お客様について
お客様は、病院建設プロジェクトに必要な医療機器の計画・仕様策定・調達を担う英国の医療機関です。常に複数のプロジェクトを並行して進めています。病院建設は数十億ドル規模の産業ですが、医療機器の計画業務の多くは依然として手作業で行われていました。
課題
お客様のチームには複雑な医療機器プロジェクトを管理する専門知識がありました。しかし、手作業中心のプロセスが、同時に対応できるプロジェクト数を制限していました。
プロジェクトごとの個別計画
各プロジェクトがほぼ個別に計画されており、並行するプロジェクト全体を見渡すことも、まとめて調達して交渉力を高めることもできませんでした。
時間のかかる調達
仕様書、ベンダー見積もり、承認がメールや共有ドライブに分散しており、進捗の確認に時間がかかっていました。
限られた可視性
プロジェクトの状況をリアルタイムで把握する手段がなく、全体像を知るたびに手作業でレポートを作成する必要がありました。
キャパシティの限界
チームの対応力を制限していたのは専門知識ではなく、手作業の負担でした。プロジェクトが増えるほど事務作業も増えていました。
ソリューション
TPSは、医療機器プロジェクトのライフサイクル全体を一つのシステムで管理できるカスタムプラットフォームを設計・開発しました。
プロジェクトライフサイクル管理
すべてのプロジェクトを「計画・仕様策定・調達・納入・導入」の標準ステージで管理します。
医療機器データベースの一元化
機器の仕様、ベンダーの選択肢、価格を一か所に集約し、プロジェクト間で再利用することで、仕様の重複作成をなくしました。
調達ワークフロー
仕様策定からベンダー見積もり、発注、納入追跡までを、メールではなく一つのシステム上で進められます。
プロジェクト横断の可視化
リアルタイムのダッシュボードで、並行するすべてのプロジェクトの進捗、マイルストーン、リスクのある項目を確認できます。
納入追跡
各医療機器を、発注から導入完了の確認まで追跡します。
導入前
- スプレッドシートと共有ドライブプロジェクトごとに仕様を作り直し
- メール中心の調達見積もりと承認が複数のスレッドに分散
- 手作業の進捗レポート全体像の把握のたびに手作業で作成
手作業の負担 · キャパシティに限界
導入後
- 医療機器データベース仕様をプロジェクト間で再利用
- 一つの調達ワークフロー仕様 → 見積もり → 発注 → 納入を一元管理
- リアルタイムダッシュボード全プロジェクトの状況を即座に把握
対応プロジェクト数 +30%、計画工数 -30%
成果
プラットフォームの導入により、手作業の負担が実際の対応力に変わり、同じチームでより多くのプロジェクトを、より少ない工数で進められるようになりました。
年間の対応プロジェクト数
同じチームで、年間30%多くのプロジェクトに対応できるようになりました。
計画業務の工数
仕様の再利用と標準化されたステージにより、重複作業がなくなりました。
納期スピード
計画から導入までのスピードが25%向上しました。
調達の遅延
以前は頻繁に発生していた調達の遅延が25%減少しました。
最も大きな成果：同じチームが、計画業務の工数を30%減らしながら、30%多くのプロジェクトに対応できるようになったことです。これは単なる効率化ではなく、チームの対応力そのものを大きく引き上げる成果です。
この取り組みの特長
長期パートナーシップ
2020年から18名のエンジニアチームが継続して支援しており、お客様の業務や優先事項への理解が年々深まっています。
非IT領域の業務理解 × テクノロジー
コードを書く前に、まず病院の業務フローを理解することから始めました。
測定可能な業務効果
成果は、ソフトウェアの指標ではなく、お客様の業務指標で測定しています。
貴社にとっての意味
事業の成長は、手作業の増加を意味する必要はありません。専門性の高いチームが調整業務やスプレッドシート、進捗報告に時間を取られていると、対応力を上げるには人員を増やすしかありません。実際の業務に合わせて設計されたプラットフォームがあれば、その負担をより多くのプロジェクトに対応する力へ変えることができます。病院プロジェクトに限らず、建設プロジェクトや多くの関係者が関わる業務にも同じことが言えます。
どこから始めればよいか迷われている場合は、まずソフトウェア＆ITコンサルティングチームが現在の業務とシステムを評価いたします。
